《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训》

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内容简介

　　《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》由浅入深、循序渐进地介绍了Microsoft公司新推出的数据库处理软件——中文版Access2016的主要功能和使用方法。《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》共分13章，分别介绍了数据库与数据管理技术的基本概念和知识、使用Access2016创建数据库与数据表、窗体设计、创建与打印报表、创建与使用宏、VBA程序语言等内容。后一章使用一个完整的数据库管理系统实例，强化读者对Access2016的理解以及对VBA代码的使用。

　　《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》内容丰富、结构清晰、语言简练、图文并茂，具有很强的实用性和可操作性，是一本适合于高等院校、职业学校及各类社会培训学校的优秀教材，也是广大初、中级电脑用户的自学参考书。

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目录

第1章数据库基础知识1
1.1数据库概述1
1.1.1数据库的概念1
1.1.2数据模型2
1.1.3数据的处理3
1.2数据库系统概述3
1.2.1数据库系统的概念3
1.2.2数据库系统的特点4
1.2.3数据库系统的分类6
1.2.4数据库系统的体系结构7
1.2.5数据库系统的发展8
1.3数据库管理系统11
1.3.1数据库管理系统的功能11
1.3.2数据库管理系统的组成11
1.4数据库设计步骤12
1.4.1需求分析12
1.4.2概念结构设计13
1.4.3逻辑结构设计13
1.4.4物理结构设计14
1.4.5数据库实施14
1.4.6数据库的运行与维护14
1.5关系数据库简介15
1.5.1关系15
1.5.2函数依赖15
1.5.3范式17
1.5.4关系运算20
1.6习题20
第2章Access2016基础知识21
2.1运行Access201621
2.1.1安装Access201621
2.1.2启动Access201622
2.1.3退出Access201623
2.2Access2016的工作界面24
2.2.1【文件】按钮24
2.2.2标题栏25
2.2.3快速访问工具栏25
2.2.4功能区25
2.2.5导航窗格26
2.2.6工作区27
2.2.7状态栏27
2.2.8其他界面元素28
2.2.9自定义工作环境28
2.3Access数据库对象31
2.3.1表32
2.3.2查询32
2.3.3窗体34
2.3.4报表34
2.3.5宏35
2.3.6模块36
2.4Access中的数据36
2.4.1可用的字段数据类型36
2.4.2表达式38
2.4.3函数40
2.5上机练习42
2.5.1自定义Access2016工作环境42
2.5.2使用Access帮助43
2.6习题44
第3章使用数据库45
3.1创建数据库45
3.1.1创建空白数据库45
3.1.2利用模板创建数据库47
3.2数据库基本操作48
3.2.1打开数据库48
3.2.2保存数据库50
3.2.3关闭数据库51
3.3数据库对象操作51
3.3.1使用导航窗格51
3.3.2打开数据库对象53
3.3.3搜索数据库对象53
3.3.4复制、剪切与粘贴数据库对象54
3.3.5重命名与删除数据库对象54
3.3.6显示与隐藏数据库对象54
3.3.7查看数据库对象的属性56
3.4上机练习57
3.4.1创建“销售渠道”数据库57
3.4.2管理“销售渠道”数据库58
3.5习题60
第4章使用表和字段61
4.1表的概述61
4.1.1表的概念和结构61
4.1.2表的创建方法62
4.2创建表62
4.2.1直接输入数据创建表63
4.2.2使用模板创建表65
4.2.3使用表设计器创建表67
4.2.4使用字段模板创建表70
4.2.5使用SharePoint列表创建表71
4.3设置字段属性72
4.3.1字段数据类型72
4.3.2选择数据格式73
4.3.3更改字段大小74
4.3.4输入掩码75
4.3.5设置验证规则和验证文本78
4.3.6设定主键79
4.3.7字段的其他属性81
4.4上机练习83
4.5习题86
第5章表的操作技巧87
5.1编辑数据记录87
5.1.1添加或修改记录87
5.1.2选定与删除记录88
5.2检索数据89
5.2.1数据的查找与替换89
5.2.2数据排序91
5.2.3数据筛选93
5.2.4数据的导入与导出97
5.3设置表格式101
5.3.1设置表的行高和列宽101
5.3.2调整字段顺序103
5.3.3隐藏和显示字段103
5.3.4设置网格属性104
5.3.5设置字体格式105
5.3.6冻结和取消冻结106
5.4创建表之间的关系107
5.4.1建立子数据表107
5.4.2表关系的类型108
5.4.3表的索引109
5.4.4创建表关系110
5.4.5设置参照完整性112
5.5上机练习115
5.6习题116
第6章使用查询117
6.1查询的概述117
6.1.1查询的功能117
6.1.2查询的类型118
6.2使用单表查询119
6.2.1创建单表查询119
6.2.2设置查询条件122
6.2.3设置查询字段123
6.2.4在单表中应用总计查询127
6.3使用多表查询129
6.3.1简单选择查询129
6.3.2连接查询131
6.3.3嵌套查询132
6.3.4交叉表查询133
6.3.5查找重复项查询向导135
6.3.6查找不匹配项查询向导137
6.3.7参数式查询138
6.4上机练习140
6.5习题142
第7章查询的高级操作143
7.1操作查询143
7.1.1更新查询144
7.1.2生成表查询145
7.1.3追加查询147
7.1.4删除查询148
7.2SQL查询149
7.2.1SQL视图149
7.2.2SELECT查询150
7.2.3INSERT语句152
7.2.4UPDATE语句154
7.2.5DELETE语句154
7.2.6SELECT…INTO语句155
7.3SQL特定查询156
7.3.1联合查询157
7.3.2传递查询157
7.3.3数据定义查询158
7.4上机练习159
7.5习题160
第8章使用窗体161
8.1窗体概述161
8.1.1窗体的类型161
8.1.2窗体的视图162
8.2创建窗体163
8.2.1自动创建窗体163
8.2.2使用窗体向导创建窗体165
8.2.3使用空白窗体工具创建窗体167
8.2.4使用设计视图创建窗体168
8.3添加窗体控件171
8.3.1使用组合框控件172
8.3.2使用列表框控件174
8.3.3使用复选框控件175
8.3.4使用选项卡控件176
8.3.5设置控件格式178
8.3.6设置窗体外观180
8.3.7设置窗体的节和属性182
8.4使用主/子窗体184
8.4.1同时创建主窗体和子窗体185
8.4.2创建子窗体并添加到已有
窗体186
8.5使用切换面板187
8.5.1创建切换面板188
8.5.2删除切换面板191
8.6上机练习191
8.7习题194
第9章使用报表195
9.1创建报表195
9.1.1初识报表195
9.1.2使用报表工具创建报表196
9.1.3使用报表向导创建报表197
9.1.4使用标签工具创建标签199
9.1.5使用空白报表工具创建报表200
9.1.6使用报表设计视图创建报表201
9.1.7创建子报表206
9.2报表的计数和求和207
9.2.1报表中的计数207
9.2.2报表中的求和209
9.3打印报表210
9.3.1页面设置210
9.3.2打印设置213
9.4上机练习215
9.5习题216
第10章使用Access宏217
10.1初识Access宏217
10.1.1宏的概念217
10.1.2事件的概念218
10.1.3宏的类型219
10.2宏的创建和操作219
10.2.1创建单个宏219
10.2.2创建宏组221
10.2.3创建条件宏223
10.2.4常用宏操作224
10.3宏的运行与调试226
10.3.1运行宏226
10.3.2调试宏227
10.4常用事件操作228
10.4.1Data事件228
10.4.2Focus事件229
10.4.3Mouse事件229
10.4.4Keyboard事件230
10.5上机练习230
10.6习题232
第11章VBA编程语言基础233
11.1初识VBA编程语言233
11.1.1VBA概述233
11.1.2VBA的编写环境234
11.1.3VBA语言代码界面235
11.2VBA语法知识236
11.2.1关键字和标识符236
11.2.2数据类型237
11.2.3常量、变量和数组239
11.3使用控制语句241
11.3.1赋值语句241
11.3.2选择语句242
11.3.3循环语句245
11.4使用过程与模块247
11.4.1模块的定义和创建247
11.4.2过程的创建249
11.4.3过程的调用250
11.5VBA代码的保护252
11.6上机练习252
11.6.1创建计算模块253
11.6.2等级评定模块254
11.6.3宏转换为模块255
11.7习题256

第12章数据库的保护和转换257
12.1数据库的安全保护257
12.1.1设置数据库访问密码257
12.1.2压缩和修复数据库260
12.1.3备份数据库260
12.2数据库的转换与导出261
12.2.1数据库的转换261
12.2.2数据库的导出262
12.3拆分数据库265
12.4数据库应用程序集成266
12.5数据库的打包并签署266
12.6习题268
第13章数据库综合实例应用269
13.1需求分析269
13.2数据库的结构设计270
13.3窗体的实现276
13.4查询的实现283
13.5报表的实现286
13.6编码的实现287

精彩书摘

数据库技术和系统已经成为信息基础设施的核心技术和重要基础。数据库技术作为数据管
理的最有效的手段，极大地促进了计算机应用的发展。本章将介绍数据库、数据库系统、数据
库管理系统、关系数据库等基础理论知识，为后面各章的学习打下基础。
数据库
数据库系统
数据库管理系统
数据库设计的一般步骤
关系数据库
1.1数据库概述
数据库(Database，简称DB)是计算机应用系统中的一种专门管理数据资源的系统。数据有
多种形式，如文字、数码、符号、图形、图像和声音等。
1.1.1数据库的概念
数据库就是数据的集合例如，在日常生活中，公司记录了每个员工的姓名、性别、员工编
号等信息，这个员工记录就是一个简单的“数据库”(如图1-1所示)。每个员工的编号、员工姓
名、性别等信息就是这个数据库中的“数据”，设计者可以在这个“数据库”中添加新员工的
信息，也可以由于某个员工的离职或联系方式变动而删除或修改该数据。简单来说，数据库就
数据库基础知识
-2-
中文版Access2016数据库应用实用教程
是存放各种数据的仓库。它利用数据库中的各种对象，记录和分析各种数据。
实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”，
在信息社会中，数据库的应用非常广泛，如银行业用数据库存储客户的信息、账户、贷款和银
行的交易记录；外贸公司里用数据库存储仓储信息、交易额和交易量等。
图1-1数据库窗口与数据表
在图1-1中，“员工信息”数据表内有1笔数据。事实上，每一笔数据(即每一行)就是一
条“记录”，而每条记录包含多项数据。例如，第1条记录为A001，Z-CM，王菲，女，22等
多项数据，每一数据项就是一个“字段”。所以在数据表中，一行就是一条记录，在每一条记
录中，每一个数据项就是一个字段。例如，在“员工信息”数据表中，仅用1行代表仅有的1
条记录，而该条记录有8个字段(员工编号、部门编号、员工姓名、性别、年龄、移动电话、电
子邮箱和备注)组成。
综上所述，将得到：许多个“字段”可以组成一条“记录”，许多条“记录”可以组成一
个“数据表”，许多个“数据表”可以组成一个“数据库”，而许多“数据库”就可以组成一
个完整的“应用系统”。
1.1.2数据模型
数据模型是数据库中数据的存储方式，是数据库系统的基础。
数据的加工是一个转化的过程，经历了现实世界、信息世界和计算机世界这3个不同的过
程，经历了两级抽象和转换。现实世界是指客观存在的事物及其相关联系。信息世界是人们把
上面文字中的“许多”也包含“1个”，可以说1个字段也可以组成1条记录，1条记录也可以组成1
个数据表，1个数据表也可以组成1个数据库。以Access2016格式创建的数据库的文件扩展名为.accdb，
以早期Access(如Access2003)格式创建的数据库的文件扩展名为.mdb。
-3-
第1章数据库基础知识
现实世界的信息和联系，通过符号记录下来，然后用规范化的数据库定义描述而构成的一个抽
象世界。计算机世界是将信息世界的内容数据化后的产物，将信息世界中的概念模型，进一步
转换成数据模型，形成便于计算机处理的数据表现形式。
数据库的类型是根据数据模型来划分的，而数据模型一般分为层次模型、网状模型、关系
模型等。
层次模型：层次模型采用树状结构标示数据之间的联系，树的节点称为记录，记录之间
只有简单的层次关系。
网状模型：网状模型是以“图结构”来表示数据之间的联系，网状模型以网状结构表示
实体之间的联系。网状模型中的每一个节点代表一个记录类型，可以表示多个从属关系
的联系，也可以表示数据间的交叉关系。
关系模型：关系模型用二维表格来表示数据之间的联系，是以关系数据理论为基础。
Access2016属于关系模型数据库管理系统。
1.1.3数据的处理
数据处理就是将数据转换为信息的过程，它包括对数据库中的数据进行收集、存储、
传播、检索、分类、加工或计算、打印和输出等操作。数据是对事实、概念或指令的一种
表达形式，可由人工或自动化装置进行处理，数据经过解释并赋予一定的意义之后，便成
为信息。数据处理的基本目的是从大量的、可能是杂乱无章的、难以理解的数据中抽取并
推导出对于某些特定的人们来说是有价值、有意义的数据。数据处理是系统工程和自动控
制的基本环节。数据处理贯穿于社会生产和社会生活的各个领域。例如，向“员工基本资
料”数据表中增加一条记录，或者从中查找某员工的员工编号等都是数据处理。
1.2数据库系统概述
数据库系统，从根本上说是计算机化的记录保持系统，它的目的是存储和产生所需要的有
用信息。这些有用的信息可以是使用该系统的个人或组织的有意义的任何事情，是对某个人或
组织辅助决策过程中不可少的事情。
1.2.1数据库系统的概念
狭义地讲，数据库系统是由数据库、数据库管理系统和用户构成。广义地讲，数据库系统
是指采用了数据库技术的计算机系统，它包括数据库(Database，简称DB)、数据库管理系统
(DatabaseManagementSystem，简称DBMS)、操作系统、硬件、数据库应用程序、数据库管理
员及终端用户，如图1-2所示。
-4-
中文版Access2016数据库应用实用教程
硬件
操作系统
数据库、数据库管理系统
应用程序
用户
图1-2数据库系统结构图
数据库：由一组相互联系的数据文件组成，其中最基本的组成部分是包括用户数据的数
据文件。数据文件之间的逻辑关系也要存放到数据库文件中。
数据库管理系统：是专门用于数据库管理的软件，提供了应用程序与数据库的接口。它
允许用户逻辑地访问数据库中的数据，负责逻辑数据与物理地址之间的映射，是控制和
管理数据库运行的工具。
操作系统、硬件：每种数据库管理系统都有它自己所需要的软、硬件环境。一般对硬件
要说明所需的基本配置，对软件则要说明其适用于哪些底层软件，与哪些软件兼容等。
数据库应用程序：是一个允许用户插入、修改、删除并报告数据库中的数据的计算机程
序。它是由程序员用某种程序设计语言编写的。
数据库管理员及终端用户：是管理、维护数据库系统的人员。
1.2.2数据库系统的特点
面向文件的系统存在着严重的局限性，随着信息需求的不断扩大，克服这些局限性就显得
愈加迫切。图1-3所示是传统的文件管理系统的示意图。
学籍管理应用程序
文
件
成绩管理应用程序
财务管理应用程序
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
学生数据
学籍数据
学生数据
学籍数据
学生数据
学籍数据
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
文
件
图1-3文件管理系统示意图
如今，随着互联网的爆炸式发展，
数据库比以前有了更加广泛的应用。
现在数据库系统必须支持很高的事物
处理速度，而且还要很高的可靠性和
网络支持。
-5-
第1章数据库基础知识
从图中可以得知，传统的文件管理系统产生了许多平面文件，文件中存在着大量的冗余数
据，而且文件之间并无关联。相对于传统的文件管理系统，数据库系统具有以下优点。
数据结构化：在数据库系统中，使用了复杂的数据模型，这种模型不仅描述数据本身的
特征，而且还描述数据之间的联系。这种联系通过存取路径来实现，通过存取路径表示
自然的数据联系是数据库系统与传统文件系统之间的本质差别。这样，所要管理的数据
不再面向特定的某个或某些应用程序，而是面向整个系统。
数据存储灵活：在文件系统下，存取的精度是记录，而在数据库中存取的精度是数据项。
数据存储灵活表现在：当应用需求改变时，只要重新选取不同的子集或加上一部分数据，
就可以满足新的需求。
数据共享性强：共享是数据库的目的，也是数据库的重要特点。一个数据库中的数据不
仅可以为同一企业或机构之内的各个部门所共享，也可为不同单位、地域甚至不同国家
的用户所共享(如图1-4所示)。而在文件系统中，数据一般是由特定用户专用的。
数据库
远程终端1
远程终端2
远程终端N
应用程序1
应用程序2
应用程序N
图1-4数据库系统数据共享示意图
数据冗余度低：数据专用时，每个用户拥有并使用自己的数据，难免有许多数据相互重
复。实现数据共享后，不必要的重复将全部消除。但为了提高查询效率，有时也保留少
量重复数据，其冗余度可以由设计人员控制。
数据独立性高：在文件系统中，数据和应用程序相互依赖，一方的改变总要影响到另一
方。数据库系统则力求减少这种相互依赖，以实现数据的独立性。
图1-5给出了数据库系统管理数据的一般方式。
学籍管理应用程序
成绩管理应用程序
财务管理应用程序
学生数据
学籍数据
学生数据
成绩数据
学生数据
财务数据
数据库
管理系统
学籍信息
成绩信息
财务信息
图1-5数据库系统管理数据的方式

前言/序言

　　中文版Access2016是Microsoft公司新推出的Office2016办公自动化软件的一个组成部分。它可以有效地组织、管理和共享数据库的信息，并将数据库信息与Web结合在一起。为通过Internet共享数据库信息提供了基础平台。《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》全面介绍了Access2016关系型数据库的各项功能、操作方法和开发信息系统的技术。

　　《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》从教学实际需求出发，合理安排知识结构，从零开始、由浅入深、循序渐进地讲解Access2016的基本知识和使用方法，《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》共分13章，主要内容如下：

　　第1章介绍了数据库的原理和数据库设计的步骤等基础内容。

　　第2章介绍了Access2016的应用程序环境以及数据库所包含的对象等内容。

　　第3章介绍了创建空白数据库、使用数据库窗口、复制和删除数据库对象等内容。

　　第4章介绍了表的创建与维护，包括使用表设计器创建表的方法及相关操作、使用向导创建表的方法、通过输入数据创建表、添加与编辑数据记录的基本方法。

　　第5章介绍了格式化数据表，创建子数据表以及创建表之间关系等内容。

　　第6章介绍了创建基本查询的功能，包括设置查询字段和条件、嵌套查询等内容。

　　第7章介绍了操作查询的高级技巧。

　　第8章介绍了窗体的创建与维护，包括创建和使用主/子窗体、使用窗体控件等内容。

　　第9章介绍了报表的建立与打印，包括创建报表和子报表的方法等内容。

　　第10章介绍了宏的使用，包括宏的创建与运行宏的基本方法、常用的事件与宏操作等。

　　第11章介绍了有关模块与VBA等内容。

　　第12章介绍了数据库的安全保护以及转换与导出、拆分数据库等内容。

　　第13章介绍了创建一个完整的数据库系统，帮助用户巩固《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》所学的知识。

　　《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》图文并茂、条理清晰、通俗易懂、内容丰富，在讲解每个知识点时都配有相应的实例，方便读者上机实践。同时在难于理解和掌握的部分内容上给出相关提示，让读者能够快速地提高操作技能。此外，《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》配有大量综合实例和练习，让读者在不断的实际操作中更加牢固地掌握书中讲解的内容。

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　　《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》共分13章，中共黑龙江省委党校的程少丽编写了第1～7章，阜新高等专科学校的李莉莉编写了第8～13章。另外，参加《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》编写的人员还有陈笑、孔祥亮、杜思明、高娟妮、熊晓磊、曹汉鸣、何美英、陈宏波、潘洪荣、王燕、谢李君、李珍珍、王华健、柳松洋、陈彬、刘芸、高维杰、张素英、洪妍、方峻、邱培强、顾永湘、王璐、管兆昶、颜灵佳、曹晓松等。由于作者水平所限，《中文版Access 2016数据库应用实用教程（计算机基础与实训教材系列）》难免有不足之处，欢迎广大读者批评指正。我们的邮箱是huchenhao@263.net，电话是010-62796045。

　　作者

　　2017年1月